Чаще всего бухгалтерию меняют не от хорошей жизни: прежний специалист пропал, перестал отвечать или начали всплывать ошибки. В этот момент хочется решить вопрос побыстрее — и именно тут теряются документы, за которые потом приходится платить.

Что нужно забрать у прежнего бухгалтера

Составьте список и получите всё до того, как расстанетесь окончательно. После разрыва отношений добиться ответа становится гораздо сложнее.

  • Базу учёта — выгрузку из 1С или другой программы, в которой вёлся учёт.
  • Сданную отчётность с протоколами приёма за последние три года. Именно протоколы, а не только сами декларации: протокол подтверждает, что отчёт принят.
  • Первичные документы — акты, накладные, счета-фактуры, договоры, если они хранились у бухгалтера.
  • Кадровые документы, если есть сотрудники: трудовые договоры, приказы, личные карточки, документы по зарплате.
  • Доступы: электронная подпись, личный кабинет налогоплательщика, система сдачи отчётности, банк-клиент.
  • Акт сверки с налоговой на дату передачи — о нём ниже.

Обязательно: сверка с налоговой

Это единственный способ зафиксировать точку, с которой начинается ответственность нового бухгалтера. Закажите справку о сальдо единого налогового счёта и акт сверки на дату передачи.

Зачем: если выяснится, что за прошлый период есть недоимка или не сданный отчёт, будет понятно, что это наследство, а не работа нового специалиста. И наоборот — переплату можно вернуть или зачесть, а о ней часто просто не знают.

Я всегда начинаю работу со сверки, даже если клиент уверяет, что «там всё чисто». Примерно в каждом третьем случае находится что-то: неразнесённый платёж, забытое уведомление, висящая с позапрошлого года мелкая недоимка, которая уже обросла пенями.

Как выглядит нормальная передача

  1. Сверка и инвентаризация. Смотрим состояние на дату передачи: что сдано, что оплачено, что висит.
  2. Приём базы и документов. Новый бухгалтер проверяет, открывается ли база, совпадают ли остатки, нет ли дыр в периодах.
  3. Разбор проблем. Если нашлись ошибки прошлых периодов — отдельно решаем, что исправляем сейчас, а что можно не трогать.
  4. Договор и регламент. Фиксируем, что входит в работу, в какие сроки вы передаёте документы и как быстро получаете ответ.
  5. Первый отчётный период под контролем. Первый квартал всегда самый плотный по вопросам — это нормально.

Когда лучше переходить

Самый удобный момент — с начала квартала, а идеально — с начала года: меньше стыков внутри периода. Но если ситуация горит (бухгалтер пропал, сроки близко), ждать удобного момента не нужно — переходите сразу, а порядок наведём по ходу.

О чём договориться на берегу

  • Что именно входит в сопровождение. Отчётность, расчёт налогов, зарплата, кадры, ответы на требования — всё перечислить явно.
  • Сроки с обеих сторон. Когда вы передаёте документы и за какое время получаете ответ на вопрос.
  • Что будет при проверке. Кто готовит ответы на требования и входит ли это в стоимость.
  • Как расстаёмся. Звучит неловко, но именно этот пункт экономит нервы: в договоре должно быть сказано, что при завершении работы вам передают базу, документы и доступы.

У меня это всё прописано в договоре — не потому, что я жду проблем, а потому что предприниматель должен понимать, за что платит и что получит на выходе.

Если вы сейчас в процессе перехода и не уверены, что забрали всё нужное, — напишите, пришлю список под вашу ситуацию.